Новые правила регистрации и применения ККТ

© kostsov / Фотобанк 123RF.com

С начала весны предпринимателям упростили процедуру регистрации и снятия с учета онлайн-касс. Теперь сделать это можно в два раза быстрее и без подачи отдельных документов. Кроме того, введен специальный порядок выдачи чеков в ресторанах, кафе и барах. Посетители будут получать их строго до момента оплаты заказа.

О том, какие еще нововведения необходимо учитывать в работе с ККТ, расскажем в нашем материале. 

Топ-10 изменений в применении ККТ

Зарегистрировать и перерегистрировать онлайн-кассу стало проще

При регистрации кассы, применяемой в онлайн-режиме (т. е. с передачей документов в электронной форме в налоговые органы через оператора фискальных данных), компании могут больше не направлять отчет о регистрации в ФНС России (п. 3.1 ст. 4.2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации", далее – Закон № 54-ФЗ). Его необходимо будет отправить оператору фискальных данных, а тот уже передаст его в налоговую службу. Датой подачи отчета будет считаться день его передачи ОФД. Напомним, по общему правилу при регистрации ККТ предприниматель вписывает в фискальный накопитель регистрационный номер, название фирмы или Ф. И. О. ИП и иные сведения, затем формирует отчет и отправляет его в ФНС России. Теперь же взаимодействие будет проходить через ОФД, и в случае отсутствия ошибок в представленных данных налоговая служба сформирует карточку регистрации ККТ.

Упрощенный порядок затронет и процедуру перерегистрации ККТ (п. 4.1 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ). Речь идет также о кассах, применяемых в режиме передачи фискальных документов в электронной форме через ОФД. Компаниям и ИП разрешили не подавать заявление о перерегистрации, вместо этого им нужно будет отправить ОФД отчет об изменении параметров регистрации. Оператор также самостоятельно передаст информацию в налоговую. Однако следует учитывать, что перерегистрировать кассу без заявления в ряде случаев все-таки не получится (письмо ФНС России от 12 февраля 2025 г. № АБ-4-20/1277@). В частности:

• когда ККТ работала в составе автоматических устройств;
• при замене фискального накопителя, который:
  • часть времени работал без передачи документов в электронной форме через ОФД;
  • был сломан и на нем невозможно сформировать отчет о закрытии архива;
• если меняются признаки применения ККТ, которые отсутствуют в отчете об изменении параметров регистрации, а касса используется:
  • при расчетах за маркированные товары;
  • при выдаче (получении) обменных знаков игорного заведения и выдаче (получении) денежных средств в обмен на предъявленные обменные знаки игорного заведения;
  • для развозной и (или) разносной торговли (оказания услуг, выполнения работ).

Предприниматели смогут снять с учета ККТ в два раза быстрее

Обычно датой снятия с учета признается день формирования налоговой службой карточки о снятии кассы с регистрационного учета. С 1 марта она выдается в течение 5 рабочих дней с момента подачи заявления. Ранее этот срок составлял 10 рабочих дней. Аналогичные сроки теперь предусмотрены также и для регистрации и перерегистрации ККТ.

Стоит отметить, что в ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ добавилось новое основание для снятия с учета ККТ без заявления. Такие меры будут предприняты в одностороннем порядке ФНС России в случае непредоставления доступа к ККТ при проведении контрольных мероприятий. Повторно зарегистрировать кассу в этом случае разрешат только после представления доступа к ней налоговикам.

В Законе № 54-ФЗ появились требования к кассовой технике

Каждая касса должна иметь индивидуальный корпус и один фискальный накопитель внутри него. Кроме того, теперь четко закреплено, что применение ККТ подразумевает ее использование строго по адресу и месту установки, которые были указаны при регистрации (перерегистрации). При расчетах касса должна находиться:

• в месте расчета – при непосредственном взаимодействии с покупателем. Исключение составят только расчеты за услуги общественного питания. В этом случае ККТ может располагаться на месте размещения наличных средств, используемых для размена клиентам;
• внутри корпуса автоматического устройства или быть механически соединенной с указанным корпусом – при непосредственном взаимодействии покупателя с таким устройством.

Налоговая служба определит правила печати чеков

В скором времени ФНС России установит стандарты для печати обязательных реквизитов кассовых чеков. Речь идет об уровне качества печати, размерах символов, QR-кода на чеках, а также качестве и времени отображения QR-кода на дисплее терминалов (п. 5 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ). Напомним, недавно налоговая служба уже давала рекомендации на этот счет в письме от 7 ноября 2024 г. № АБ-4-20/12720@.

Про свои покупки можно узнать в сервисе "Мои чеки онлайн"

Раньше, помимо выдачи покупателю обычного бумажного чека, продавец мог направить его по электронной почте, по телефону. Сейчас к перечисленным способам добавился еще один – направление чека посредством информационного ресурса ФНС России "Мои чеки онлайн".

Сервисом можно воспользоваться на официальном сайте налоговой службы или скачать специальное одноименное приложение. Отдельно регистрироваться в системе не нужно, достаточно ввести свой номер телефона и подтвердить его кодом, который придет в СМС-сообщении. Войдя в свою учетную запись, покупатель может увидеть все электронные чеки, которые были сформированы при покупках, даже если раньше он этим сервисом не пользовался.

К слову, предприниматели теперь также обязаны предоставлять покупателям возможность до момента расчета сообщать:

• номер и адрес электронной почты, которые используются ими для получения кассовых чеков;
• о неактуальности ранее предоставленных сведений.

Заработали новые правила расчетов в сфере общественного питания

Посетители ресторанов, кафе и баров теперь будут получать чеки до момента оплаты. Это изменение коснется всех организаций общественного питания. Соответствующие поправки внесены в ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ. Предприниматель, по общему правилу, должен будет напечатать бумажный кассовый чек (бланк строгой отчетности) и выдать его клиенту. В некоторых случаях разрешается выдавать электронный.

Напомним, согласно Межгосударственному стандарту ГОСТ 32692-2014 предприятия общепита предусматривают различные формы обслуживания. Это рестораны, столовые, бары, буфеты, бистро, доставки заказов и др. Для удобства ФНС России подготовила подробные разъяснения о порядке выдаче чеков. Ниже приведем ряд примеров.

Схемы взяты из разъяснений ФНС России

При расчетах через СБП нужно применять ККТ

Теперь расчеты через СБП рассматриваются аналогично расчетам в безналичном порядке с предъявлением электронного средства платежа. На них распространяются все действующие правила, предусмотренные Законом № 54-ФЗ, включая обязанность применять контрольно-кассовую технику.

Некоторых продавцов освободили от необходимости применять кассовую технику

С 1 марта изменился круг лиц, на которых возложена обязанность использовать ККТ.

С начала весны также меняется порядок применения касс на рынках и ярмарках. Теперь все больше продавцов будут обязаны применять ККТ. Исключение составят только:

1. Организации и ИП, которые:

• применяют ЕСХН;
• занимаются розничной торговлей и передают товар в момент заключения договора;
• продают товар не более чем с 3 торговых мест;
• совокупная площадь торговых мест, включая места для хранения товаров, не превышает 15 кв. м.

2. До 1 сентября 2025 года не применять ККТ также разрешено сельскохозяйственным потребительским кооперативам при розничной продаже на рынках, ярмарках или выставках.

3. ИП на ПСН, которые занимаются определенными видами предпринимательской деятельности (пп. 5, 20, 22, 25, 37, 46-48, 50-56, 64, 66 п. 2 ст. 346.43 Налогового кодекса), могут не пользоваться кассой только на территории регулярно организуемой и проводимой только в выходные, нерабочие праздничные дни ярмарки, общее число торговых мест на которой не превышает 50. 

У управляющих рынков появились новые обязанности

Такие компании теперь должны контролировать наличие онлайн-касс у своих арендаторов. Информацию о наличии кассы нужно истребовать у потенциального арендатора при заключении договора. В последующем стоит ежемесячно проверять эту информацию на сайте ФНС России на предмет изменений. Если у арендатора нет ККТ на момент подписания контракта, следует отложить подписание документов.

Если касса по каким-либо причинам была отключена уже после сделки, управляющий должен потребовать устранить это нарушение в течение 15 рабочих дней и ограничить допуск к помещениям. Если по истечении указанного периода времени арендатор так и не зарегистрирует кассу в установленном порядке, договор аренды с ним должен быть расторгнут (п. 11 ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 31 декабря 2006 г. года № 271-ФЗ). Компания, которая договор не расторгнет, будет привлечена к административной ответственности.

Введены новые штрафы при работе с ККТ

В КоАП прописали суммы штрафов для компаний, управляющих рынками. В связи с тем, что у них появились новые обязанности, законодатель предусмотрел и ответственность за их неисполнение. В частности, предпринимателей накажут:

• за предоставление торгового места лицу, не представившему копию карточки регистрации ККТ, либо непроведение проверки факта наличия зарегистрированной (перерегистрированной) техники у арендатора;
• ненаправление арендатору уведомления о необходимости устранения выявленного нарушения либо допуск такого лица к работе до момента соответствующей регистрации (перерегистрации) ККТ;
• невыполнение обязанности по одностороннему отказу от исполнения договора о предоставлении торгового места в связи с неустранением нарушений.

Им будет грозить предупреждение или штраф для должностных лиц в размере от 40 тыс. до 50 тыс. руб.; для организаций – от 100 тыс. до 300 тыс. руб. Повторное нарушение обойдется сильно дороже: 

• от 50 тыс. до 80 тыс. руб. – должностным лицам;
• от 300 тыс. до 1 млн руб. – компаниям.

Размер остальных штрафов в 2025 году останется прежним. Напомним, к административной ответственности за нарушения правил применения онлайн-касс могут привлечь в следующих случаях.

Кассовой техникой должны пользоваться организации и ИП при проведении всех расчетов, включая безналичные и онлайновые. Исключения из этого правила предусмотрены п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ. Ответственность за отсутствие онлайн-кассы установлена п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ. В таком случае нарушителя могут обязать заплатить штраф:

• должностных лиц – от 1/4 до 1/2 от суммы, на которую был совершен расчет без применения ККТ. При этом минимальная сумма штрафа составляет 10 тыс. руб.;
• компании – от 3/4 до одного размера суммы, оплаченной без применения ККТ. Минимальная сумма – 30 тыс. руб.

За повторное нарушение ответственность увеличивается.

Под это определение могут попасть самые различные нарушения. Это может быть применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, нарушение срока и порядка перерегистрации кассы и др. Ответственность за их совершение предусмотрена п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ. В соответствии с санкцией данной статьи нарушителю могут вынести предупреждение или назначить штраф, который составит:

• для должностных лиц – от 1,5 тыс. до 3 тыс. руб.;
• для организаций – от 5 тыс. до 10 тыс. руб.

По закону чек потребителю можно выдать на руки или направить другим способом, на который он согласен (по электронной почте, по номеру телефону, посредством сервиса "Мои чеки онлайн"). Если чек не выдан, продавца могут предупредить о недопустимости совершения подобного рода нарушений либо оштрафовать. Сумма штрафа для должностных лиц составит 2 тыс. руб., а для юридических – 10 тыс. руб.

ФНС России вправе запросить налогоплательщика об использовании ККТ. В запросе обычно указывается срок, в течение которого нужно предоставить информацию. Если этого не сделать, тоже могут последовать предупреждение или штраф по п. 5 ст. 14.5 КоАП РФ. Штраф составит:

• для должностных лиц – от 1,5 тыс. до 3 тыс. руб.;
• для компаний – от 5 тыс. до 10 тыс. руб.

Как можно зарегистрировать кассу?

Сейчас согласно ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ подать заявление о регистрации ККТ можно:

• в электронном виде – через кабинет контрольно-кассовой техники на сайте ФНС России либо через оператора фискальных данных;
• в бумажном – в любой территориальный налоговый орган (обратиться лично или через представителя либо отправить по почте).

Через личный кабинет налогоплательщика на сайте налоговой

Для этого нужно зарегистрироваться на сайте ФНС России от имени юридического лица или ИП, на которого регистрируется касса. Далее потребуется получить усиленную квалифицированную электронную подпись, если у пользователя она отсутствует, а также обзавестись современным кассовым аппаратом с фискальным накопителем. Такой аппарат должен отвечать требованиям Закона № 54-ФЗ. Потом нужно будет заключить договор с оператором фискальных данных. В качестве такого оператора может выступать специальная организация, внесенная в реестр налоговой службы, у которой есть возможность принимать информацию с кассы, обрабатывать ее и передавать в ФНС России. При наличии всего перечисленного (самой кассы, УКЭП и договора с оператором) можно приступать к заполнению специальной регистрационной формы в личном кабинете на сайте ФНС России в разделе "Учет контрольно-кассовой техники". Понадобится, в частности, ввести следующие данные.

1. Модель и заводской номер кассового аппарата и фискального накопителя.
2. Адрес, наименование места, где он установлен. Адрес придется выбирать из справочника ФИАС (Федеральной информационной адресной системы). При выборе может возникнуть проблема с нахождением нужного адреса в этой системе. Если в выпадающем списке присутствует хотя бы название улицы, на которой расположен объект торговли, этого достаточно для регистрации ККТ. Если же улицы нет, заинтересованному лицу нужно будет обратиться в местную администрацию для того, чтобы решить вопрос о включении нужного адреса в указанную систему. Если касса расположена в здании, где, помимо того помещения, в котором она находится, есть и иные, нужно указать ее точное местоположение (номер павильона, торговой точки и т. п.).
3. Оператора фискальных данных. Как уже отмечалось выше, договор с конкретным оператором нужно заключить до начала регистрации кассы. На стадии заполнения формы пользователю останется лишь выбрать нужного оператора из предлагаемого списка.
4. Иные сведения.

После заполнения формы ее нужно отправить в налоговый орган и дождаться сообщения о присвоении кассе регистрационного номера. С помощью этого номера следует сформировать отчет о регистрации и отправить его в ФНС России. Полученный регистрационный номер, наименование компании и иные данные нужно ввести в фискальный накопитель. После чего сформировать отчет о регистрации и отправить сведения из него в ФНС России. Если все сделано верно и аппарат работает нормально, налоговики пришлют электронную карточку кассы, после чего можно будет проводить расчеты.

Через сайт оператора фискальных данных

Для этого необходимо завести личный кабинет на сайте оператора, выбрать в нем функцию "Регистрация ККТ", а дальше просто следовать советам сайта по заполнению специальной регистрационной формы. В целом, процедура регистрации через сайт оператора аналогична регистрации через сайт ФНС России.

После того как все графы будут заполнены, сформируется заявление о регистрации. Его нужно подписать с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи, после чего отправить в ФНС России прямо через сайт оператора, нажав на предлагаемую для этого кнопку. О результатах рассмотрения заявления пользователю придет сообщение в личный кабинет на сайте оператора. Потом также необходимо внести регистрационный номер в фискальный накопитель и сформировать отчет. Но как уже говорили выше, сведения из отчета достаточно подать оператору, он их самостоятельно отправит в налоговую. Пришедший из ФНС России ответ в виде карточки кассы станет подтверждением того, что регистрация прошла успешно и кассой можно пользоваться.

Личное посещение подразделения налоговой службы

Прийти можно в любое отделение, не обязательно по месту регистрации компании или месту нахождения кассы. Система регистрации едина, поэтому в каком налоговом органе будет производиться регистрация конкретной онлайн-кассы, не имеет значения. Чтобы произвести регистрацию в налоговом органе, нужно принести с собой паспорт онлайн-кассы.

Форма заявления закреплена в приказе ФНС России от 8 сентября 2021 г. № ЕД-7-20/799@. Подробные правила заполнения указаны в Приложении № 5. После этого потребуется записать регистрационный номер и иные сведения в фискальный накопитель, сформировать отчет о регистрации и подать его в налоговую службу. Весь процесс регистрации ККТ займет 5 рабочих дней.

С 1 сентября 2025 года предприниматели также смогут подавать заявление через портал госуслуг или через изготовителя контрольно-кассовой техники.

По факту первый способ уже работает. При обращении через портал госуслуг общие правила такие же, как и при других электронных способах регистрации. Для начала следует заполнить форму заявления в личном кабинете и подписать его УКЭП. О результатах рассмотрения пользователю придет извещение, содержащее регистрационный номер ККТ. Затем также необходимо внести сведения в фискальный накопитель и создать отчет о регистрации кассы вышеописанным способом и отправить его в ФНС России через личный кабинет на портале госуслуг. По итогу заявителю направят карточку регистрации ККТ.