Как учесть спорные расходы

Организация, пользуясь услугами сайта по подбору персонала, перечисляет деньги на свой счет на сайте. Деньги списываются по мере пользования услугами. Как организации определить момент признания расходов?

Денежные средства, перечисленные фирме по подбору персонала до момента оказания соответствующих услуг и подписания актов, следует рассматривать как аванс, не учитываемый в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.

Для привлечения клиентов компания провела бесплатный семинар. В перерыве была организована кофе-пауза. Как классифицировать расходы: как представительские или как рекламные?

Если приглашение на участие в семинаре было адресовано неограниченному кругу лиц, то мероприятие отвечает понятию рекламы³. А расходы на организацию и проведение рассматриваются для целей налогообложения как рекламные.

Следует учитывать, что такие расходы не входят в список ненормируемых рекламных затрат⁴, в связи с чем расходы на его проведение, в том числе на аренду помещения и раздаточные материалы, организацию кофе-паузы можно учесть только в пределах одного процента выручки от реализации.

В соответствии с договором организация должна выплатить штраф за просрочку платежа. Однако контрагент штраф не потребовал. Обязана ли компания включить неистребованную сумму штрафа в доходы?

К внереализационным расходам относятся затраты в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также расходы на возмещение причиненного ущерба⁵. До того момента, пока контрагент не потребует уплаты штрафа, а должник его не признает, сумма предъявленной санкции не включается в состав внереализационных расходов и доходов у сторон сделки. Если стороны откажутся от предъявления санкций, то доходов и расходов, учитываемых в налоговом учете, не возникает.

Для своих сотрудников организация приобрела мелкую бытовую технику. Можно ли организации учесть эти расходы для целей налога на прибыль? 

Такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций, если они произведены для обеспечения нормальных условий труда и документально подтверждены.

Трудовым кодексом установлено, что обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников организаций в соответствии с требованиями охраны труда возлагается на работодателя⁶. В этих целях в организациях по установленным нормам оборудуются санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, комнаты для отдыха в рабочее время и помещения, специально предназначенные для психологической разгрузки.

Расходы, связанные с оборудованием и содержанием помещения для приема пищи в рабочее время сотрудниками, могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

Однако затраты, связанные с приобретением объектов амортизируемого имущества (стоимостью более 40 000 руб.), включаются в состав расходов, связанных с производством и (или) реализацией, посредством начисления ежемесячных сумм амортизации⁷. Такая позиция подтверждается разъяснениями Минфина России⁸, а также арбитражной практикой⁹.

Организация отправляет своих сотрудников в однодневные командировки. При этом она выплачивает суточные и возмещает затраты на ГСМ (т. к. сотрудники ездят на личном транспорте). Какими документами нужно подтвердить такие расходы?

В Трудовом кодексе указано, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя¹⁰. При этом порядок и размеры возмещения таких расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки при командировках в местность, откуда работник (исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы) имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются¹¹. Возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы¹².

Таким образом, организация имеет право учесть расходы, связанные с возмещением затрат, произведенных работником, находящимся в служебной однодневной командировке (ГСМ, питание, иные расходы, предусмотренные утвержденным в организации порядком командирования сотрудников), в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Может ли организация учитывать для целей налога на прибыль суточные, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работ?

Да, может. Трудовым кодексом установлено, что сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в том числе суточные¹³. Возмещение таких расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета¹⁴.

Что касается размера и порядка возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеуказанных работников, а также перечня работ, профессий, должностей этих работников, то они устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Также размеры и порядок возмещения можно прописать в трудовом договоре.

При направлении в загранкомандировку деньги перечисляются на личную мультивалютную карту сотрудника. Как подтвердить произведенные с нее расходы за границей?

Вопрос о правомерности выдачи денежных средств работнику под отчет путем их перечисления на личную банковскую карту в настоящее время еще не решен. Так, нормативными актами ЦБ РФ не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим работникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации¹⁵.

В то же время Минфин России и Федеральное казначейство указывают на возможность перечисления средств на банковские счета физлиц — работников организаций в целях осуществления ими с использованием карт, выданных в рамках зарплатных проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации работникам документально подтвержденных расходов¹⁶.

Что касается подтверждающих документов, на основе которых вернувшиеся из загранкомандировок работники заполняют авансовый отчет, в том числе авиабилеты и счета на оплату гостиниц, стоит помнить, что они должны быть в обязательном порядке переведены на русский язык¹⁷.

Организация потеряла часть документов. Восстановить оригиналы не представляется возможным, поскольку контрагенты ликвидированы. Однако у организации сохранились копии документов. Будут ли они считаться подтверждающими расходы по налогу на прибыль?

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты¹⁸. При этом указанной статьей допускается использование в целях налогового учета документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы.

На возможность использования копий документов также указывается и в правоприменительной практике. Так, Минфин России отмечает, что в случае отсутствия у организации отдельных документов, подтверждающих произведенные расходы, можно воспользоваться надлежаще заверенными копиями таких документов¹⁹. При этом желательно иметь копии документов, заверенные должностным лицом организации-контрагента. В случае невозможности заверить копии документов у контрагента следует заверить их печатью самой организации и подписью уполномоченного должностного лица. Однако достоверность таких документов, скорее всего, будет оспариваться инспекцией в рамках налоговой проверки.